社内では、あらゆるものを可能なかぎりシステムで行うという方針のもと、効率化を行っております。
その社内のアイデアから生まれた、ツール・システムをご紹介致します。

社内システム

BOOKSCANでは、全スタッフがこのシステムを使い、業務を行っております。 書籍の到着から、データの管理、サポートセンターの稼働状況、勤怠管理、面接調整など、 社内のあらゆるシステムがこれに統合されています。

満足度調査

お客様の満足度を、注文ごとにフィードバックして頂き、社内の指標にしております。また、悪い評価の場合・コメントが付いた際には、サポートセンターのスタッフがお客様にご連絡し、問題の解決を行います。

納品前スキャンミス分析

納品前のスキャンミスを分析し、1日、7日、30日でミスの比率を分析しております。これにより、様々な機材や人員によるあらゆる種類のミスの増減を分析することが出来ます。

権利者拒否書籍自動返却システム

権利者から、スキャンNGの表明がされている書籍に関しましては、ISBNで管理され、自動的に音声とエラー画面で、通知されます。返却対象の伝票印字までが自動で行われる仕組みになっております。

日報管理システム

退勤時に、アルバイト・パートスタッフが本日の改善点などを投稿すると、全社員がその内容に目を通し、その日中に対策を考えます。

到着ダンボール割り振り

到着したダンボールをどのグループで処理を行うのかを割り振りを行います。 その日の進捗状況に応じて、最適なグループに割り振られます。

サポートセンター

サポートセンタースタッフは、この画面から新着のサポートタスクに対応します。

ダンボール発送業務管理

ダンボールの発送業務も、お客様のリクエストからすべて伝票印字などが自動で行われます。

処理状況進捗システム

各ダンボールがどの工程まで何件程度進んでいるのかがわかるシステムです。

チェック進捗状況

スキャンされたデータは、すべて1枚1枚目視チェックされており、自動的にこのグラフに進捗状況が表示されます。

到着スキャンバランス(需給バランス)

社内の人員配置等が過剰になっていないか、また足りていないか等をシステムで管理しております。 需給バランスが崩れる前に人材の採用を行ったり、シフト調整を行いながら 納期までにスキャンをおこなっております。

チューニングサーバー管理

数十台のチューニングサーバーの稼働状況・キューの状況等を管理しています。

シフト管理

アルバイト・パートスタッフのシフト管理を、完全にシステム連動で行っております。 シフトの調整を行うスタッフは、社内におりません。

ダンボールごとのステータス管理

各ダンボールに関するステータスを管理しています。到着した際のダンボールの外観や、伝票、到着した書籍や、やぶれ折れ目など あらゆる情報が管理されております。

サポートスタッフ負荷分散

サポートスタッフの負荷を軽減させるため、処理に偏りがないよう色で表しております。 これにより、過度の負荷をスタッフがかかえることなく、サポートすべき案件に集中できるようになります。

昇給査定システム

アルバイト・パートスタッフは、3ヶ月に一度 昇給査定を行い、過去の実績に応じて昇給の可否が行われます。

作業進捗システム(iPadアプリ)

全スタッフの作業場所には、iPadが常設しており、次に何を行うべきかiPadの画面上に表示されます。 また、次に処理すべきダンボールの位置などが表示されており、スタッフはiPadを持って保管庫からダンボールを探します。 各ステータスは、お客様にもリアルタイムで開示されております。

タイムカードシステム

各作業場所に常設されているiPadからタイムカードの処理を行うことが出来ます。 また、その日ごとに働く配置が異なるため、確認し業務を行います。

再スキャンシステム(iPadアプリ)

納品前に、チェックスタッフが全ページ目視チェックの際に確認作業をおこなっておりますが、 その際に、ミスが発見されると、iPadアプリに通知され、社内のスタッフが確認します。 そのままiPadを持って、指定されたラックの場所に移動し、問題となっている書籍が入ったダンボールをあけ 表紙を探し出し、再度スキャンしなおしております。また、問題が発生して社員に 何か訪ねたいときは、 テレビ電話機能で、社員と会話することも出来ます。

スタッフマイページ

アルバイト・パートスタッフごとに、スマートフォン/携帯電話などで閲覧できるマイページがあります。 シフト希望日の投稿や、おしらせ、本日の改善点などのコメントに対する返信、昇給申請、入社時の書類管理等が行えるようになっております。